お子さまとご家族の情報を守る取り組み
株式会社ぐりーん(天理本店・菅原支店・橿原支店・田原本支店)
ぐりーんでは、タブレット教材の記録や、面談の記録づくりにAIを使うしくみを取り入れています。そのため、今ご利用中の保護者の皆さまに、オンラインでの同意書へのご協力をお願いしています。
「インターネットで同意して、情報は大丈夫?」というお声もいただいています。お子さまとご家族の大切な情報を、ぐりーんがどのように守っているかをまとめました。
オンライン同意書の6つの項目
同意書の「同意をお願いする内容」の1〜6を、むずかしいことばを使わずに説明します。
1日々の記録の利用
どんなこと:ぐりーんでの毎日の記録(どんな活動をしたか、タブレット教材の結果、連絡帳)をまとめて、お子さまがどれくらい伸びたかを確かめるのに使います。
守り方:見るのは本部とご利用の拠点の職員だけです。ホームページやSNSに使うことはありません。
同意されない場合:記録は支援(教材の難しさの調整など)に使いますが、正解率などの数字ではお知らせしません。
2運動の様子の撮影
どんなこと:ご契約から1か月以内と、その後は半年ごとに、拠点で体の動きを短く撮影し、姿勢や体の使い方がどう変わったかを確かめます。
守り方:動画は、撮影した当社の電子機器(タブレットやスマートフォンなど)の中だけで数字にして、外には送りません。残すのは数字だけで、動画は残しません。
同意されない場合:撮影はしません。体の動きの成長について数値で分析した結果をお知らせすることができません。
3タブレット教材での声の利用
どんなこと:声で答える問題や、発音・ことばの練習、音読のときに、お子さまの声を録音して確かめることがあります(今は、声を使う教材はまだありません。始めるときも、同意いただいた方だけに使います)。
守り方:声は、AI(OpenAI社)で文字や結果にしたらすぐに消します。残すのは「正解したか」「読む速さ」などの結果だけです。
同意されない場合:声を使って回答に答える教材は自動的に制限されます。ことばのコミュニケーション能力の分析を数値でお知らせすることができません。
4面談・会議の録音と、AIによる記録の下書き
どんなこと:半年ごとの面談(モニタリング)や担当者会議を録音し(オンラインの面談はGoogleミートの音声)、AIが記録や個別支援計画の「下書き」を作ります。職員が記録を書く時間を減らし、そのぶんお子さまと向き合う時間にするためです。
守り方:録音は文字起こし後、音声データは自動的に削除されます。
同意されない場合:録音はしません。記録や計画は、これまでどおり職員が面談中のメモから作ります。
5書類の電子交付(メール・ショートメールでの受け取り)
かんたんに言うと:書類をスマホで受け取ること
どんなこと:重要事項説明書や約款の変更、各種計画書の控えなどの書類を、紙のかわりに、メールやショートメールでお送りするURLから、スマートフォンやパソコンで閲覧・署名できるようにします。
守り方:URLはご本人だけにお送りします。紙がよい場合は、いつでも紙でお渡しします。
同意されない場合:これまでどおり紙でお渡しします。同意書の「5「書類の電子交付」を希望しません」に✓を入れると、メールアドレスの入力はいりません。
6米国の事業者での処理・保存(外国にある第三者への提供)
かんたんに言うと:アメリカの会社のサービスを使うこと
どんなこと:記録の保存場所(Netlify社)と、文字起こし・下書きに使うAI(OpenAI社)は、アメリカの会社のサービスです。このほか、メールの送信(Resend社)や職員へのお知らせ(Google社)にも、アメリカの会社のサービスを使います。日本の法律で、外国の会社に情報を預けるときは、ご本人の同意が必要とされています。
守り方:各社とも、通信を暗号化するなどの対策をとっています。AIは会社向けのしくみ(API)を使っており、OpenAI社の決まりで、送った情報がAIの学習に使われることはありません。
同意されない場合:記録や計画は、従来通り職員が作成し、社内のGoogleドライブに保管します。タブレット教材は使わず、紙の教材で支援します。
情報を守るしくみ
見られる人を決めています
- お子さまの情報を見られるのは、本部と、ご利用の拠点(2つの拠点をご利用の場合は両方)の職員だけです。個別支援計画は、ご同意のうえ相談支援事業所にお渡しします。
- 職員は、会社が登録した電子機器と、職員一人ひとりの番号の両方がそろわないと入れません。辞めた職員は、すぐに入れないようにしています。
- しばらく操作しないと、画面が自動でロックされます。
- お子さまが教材を使っているあいだは、その子の画面から動かせないようになっています(戻るには職員の番号が必要です)。
- 本部の管理者のログインには、パスワードに加えて、スマートフォンの確認コード(二段階認証)を使っています。何度も間違えると自動で止まり、本部に知らせが届きます。
通信と保管を守っています
- スマートフォン・パソコンとサーバーのあいだの通信は、暗号化(https)しています。
- 契約書などの大切な書類は、システム上、あとから書き換えたり消したりできない保管庫に入れ、だれがいつ何をしたかを記録しています。間違いがあったときは、元の書類を残したまま、直した書類を新しく加えます。
- 毎月、記録の控え(バックアップ)をとっています。
AIの使い方を限っています
- AIは、記録・計画・連絡帳の文章の下書き、録音の文字起こし、手書きの答えの読み取りに使います。最後は必ず職員が確かめて決めます。
- AIが作る文章にはお名前を書きません。教材の結果などをAIに送るときは、お名前を除いて送ります。
- 会社向けのしくみ(API)を使っているため、OpenAI社の決まりで、送った情報がAIの学習に使われることはありません。
- 録音や声は、文字にしたらすぐに消します。
いらなくなった情報は消します
- 見学だけでご利用にならなかった方の申込とアセスメントの記録は、見学日から1か月(見学日が決まらなかったときは申込から2か月)で自動的に消します。
- 支援の記録は、法令(奈良県・奈良市の条例)で決められた5年間保管したあと、きちんと廃棄します。
職員・事業所での取り組み
- 会社のメールが、なりすまし(他人が会社のふりをして送るメール)に使われにくくなる設定をしました。
- 事業所のパソコン・会社のスマートフォン・タブレットの安全機能(ウイルス対策やあやしいサイトの警告)を、1台ずつ確かめています。
- 事業所のWi-Fiを、パソコン用と、タブレット・来客用などに分ける作業を進めています。
- 11月から、職員があやしいメールを見分ける練習をします。
- 11月から、ぐりーんのホームページや予約ページなどを、毎週自動で点検します。
- 万一のときに、だれが何をするかの手順を決めています。
同意は選べます
- 同意されない項目があっても、ご利用はこれまでどおりで、不利益になることはありません(その項目だけ、別のやり方で行います)。
- 同意されない項目は、同意書の「同意されない項目・ご質問」の欄に番号をお書きください。
- インターネットでの入力が不安な方は、ご利用の拠点の職員に、口頭・お電話・公式LINE・書面でお伝えください。職員が記録します(すべてに同意されない方は、同意書の画面には何も入力しないでください)。
- 同意は、あとからいつでも取り消せます。職員にお伝えください(すでに確定した記録は、保存期間のあいだは残ります)。
ごきょうだいでご利用の方は、お子さまごとに1回ずつ送信してください。所要時間は3分ほどです。
万一のときは
どれだけ対策をしても、危険を完全になくすことはできません。万一、情報がもれたおそれがあるときは、速やかにご家族にお知らせし、法令にもとづいて個人情報保護委員会や市町村・奈良県に報告したうえで、原因を調べて、くり返さないための対策をとります。
よくあるご質問
Q. インターネットで同意しても、情報がもれることはありませんか?
A. 見られる人を本部とご利用の拠点の職員に限り、通信の暗号化や二段階認証などの対策をとっています。危険を完全になくすことはできませんが、万一のときは速やかにご家族にお知らせし、法令にもとづいて報告と対策を行います。
Q. 一部だけ同意しないこともできますか?
A. はい、できます。同意書の「同意されない項目・ご質問」の欄に番号をお書きいただくか、ご利用の拠点の職員にお伝えください。同意されない項目があっても、ご利用はこれまでどおりで、不利益になることはありません。
Q. AIに子どもの情報が学習されることはありませんか?
A. ありません。会社向けのしくみ(API)を使っているため、OpenAI社の決まりで、送った情報がAIの学習に使われることはありません。また、AIが作る文章にはお子さまのお名前を書きません。
Q. インターネットでの入力が不安です。ほかの方法はありますか?
A. ご利用の拠点の職員に、口頭・お電話・公式LINE・書面でお伝えいただければ、職員が記録します。
お問い合わせ
ご不明な点は、ご利用の拠点の職員、または本部(電話 0743-62-7557、受付 10:00〜17:00、土日祝は天理本店・橿原支店で受付)へお気軽にお問い合わせください。
関連ページ:プライバシーポリシー 安全・安心への取り組み ぐりーんのタブレット教材
2026年10月27日 作成
株式会社ぐりーん